Aquesta política descriu com SoftMacros tracta les dades personals dels usuaris del portal SoftMacros Chatbots (en endavant, «el Servei»), de conformitat amb el Reglament (UE) 2016/679 (RGPD) i la Llei Orgànica 3/2018 (LOPDGDD).
Dades d'identificació: nom, correu electrònic i fotografia de perfil obtinguts via Google OAuth.
Dades de compte: clau d'API, idioma preferit, data de registre.
Credencials d'accés a Gmail: només si vincules una bústia al Chatbot de Correu, tokens OAuth2 (access_token i refresh_token) per llegir i enviar correu d'aquesta bústia mitjançant l'API de Google. L'inici de sessió amb Google no dona accés al teu correu. Les credencials es desen xifrades; pots vincular diverses bústies.
Contingut del correu: missatges processats per generar respostes automàtiques i consultes a les bases de coneixement.
Dades de pagament: els pagaments es processen a Stripe; només emmagatzemem identificadors de transacció (mai número de targeta).
3. Finalitats i base legal
Finalitat
Base legal
Crear i gestionar el compte
Execució del contracte (art. 6.1.b RGPD)
Processar correu i executar agents IA
Execució del contracte
Gestió de pagaments i facturació
Obligació legal i contracte
Seguretat i prevenció de frau
Interès legítim (art. 6.1.f)
Comunicacions comercials
Consentiment explícit (revocable)
4. Destinataris (encarregats del tractament)
Google LLC — autenticació OAuth i API de Gmail.
Stripe Payments Europe Ltd. — processament de pagaments.
OpenAI — generació de respostes IA (les consultes i fragments rellevants es transmeten als seus models).
Proveïdor d'allotjament (servidor a la UE).
No cedim dades a tercers per a finalitats diferents de la prestació del Servei. Algun encarregat pot transferir dades fora de l'EEE amb les clàusules contractuals tipus aprovades per la Comissió Europea.
5. Termini de conservació
Dades del compte: mentre estigui actiu i fins a 6 mesos després de l'eliminació.
Credencials de Gmail: fins que l'usuari desvinculi la bústia des del portal, revoqui l'accés des del seu compte de Google o elimini el compte.
Registre d'activitat (inicis de sessió, accions sobre bases de coneixement i agents; sense el contingut de les preguntes): 90 dies.
Dades comptables: 6 anys (art. 30 Codi de Comerç).
6. Drets de l'usuari
Pots exercir els drets d'accés, rectificació, supressió, limitació, oposició i portabilitat enviant un correu a softmacros@softmacros.com. També pots reclamar davant l'AEPD.
7. Ús de Gmail API
L'ús i transferència d'informació rebuda de les APIs de Google respecta la Google API Services User Data Policy, incloent els requisits d'ús limitat (Limited Use). Les dades de Gmail no s'utilitzen per entrenar models d'IA generals ni es transfereixen a tercers excepte els necessaris per a la prestació del Servei.
Els permisos de Gmail (gmail.readonly i gmail.send) es demanen únicament en el moment de vincular una bústia al Chatbot de Correu, no en iniciar sessió. Pots desvincular una bústia en qualsevol moment des del portal (s'eliminen les credencials, la configuració i l'historial de converses) i retirar el permís concedit des de la pàgina de connexions a aplicacions de tercers del teu compte de Google.
Si una altra persona reclama una bústia que tenies vinculada, t'enviarem un correu d'avís transaccional a l'adreça amb què inicies sessió.
8. Seguretat
Apliquem mesures tècniques i organitzatives raonables: xifrat TLS en trànsit, accés restringit, auditoria de registres. Si detectem una bretxa que t'afecti, t'avisarem segons l'art. 34 RGPD.
9. Canvis a aquesta política
Podem actualitzar aquest document. Notificarem els canvis substancials amb antelació raonable.
Esta política describe cómo SoftMacros trata los datos personales de los usuarios del portal SoftMacros Chatbots (en adelante, «el Servicio»), conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).
Datos de identificación: nombre, correo electrónico y foto de perfil obtenidos vía Google OAuth.
Datos de cuenta: clave API, idioma preferido, fecha de registro.
Credenciales de acceso a Gmail: solo si vinculas un buzón al Chatbot de Correo, tokens OAuth2 (access_token y refresh_token) para leer y enviar correo de ese buzón mediante la API de Google. El inicio de sesión con Google no da acceso a tu correo. Las credenciales se guardan cifradas; puedes vincular varios buzones.
Contenido del correo: mensajes procesados para generar respuestas automáticas y consultas a las bases de conocimiento.
Datos de uso: tokens consumidos, histórico de agentes y RAGs, registros técnicos (IP, navegador).
Datos de pago: los pagos se procesan en Stripe; solo guardamos identificadores de transacción (nunca números de tarjeta).
3. Finalidades y base legal
Finalidad
Base legal
Crear y gestionar la cuenta
Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD)
Procesar correo y ejecutar agentes IA
Ejecución del contrato
Gestión de pagos y facturación
Obligación legal y contrato
Seguridad y prevención del fraude
Interés legítimo (art. 6.1.f)
Comunicaciones comerciales
Consentimiento explícito (revocable)
4. Destinatarios (encargados del tratamiento)
Google LLC — autenticación OAuth y API de Gmail.
Stripe Payments Europe Ltd. — procesamiento de pagos.
OpenAI — generación de respuestas IA (las consultas y fragmentos relevantes se transmiten a sus modelos).
Proveedor de hosting (servidor en la UE).
No cedemos datos a terceros para finalidades distintas de la prestación del Servicio. Algún encargado puede transferir datos fuera del EEE con las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea.
5. Plazo de conservación
Datos de cuenta: mientras esté activa y hasta 6 meses tras la eliminación.
Credenciales de Gmail: hasta que el usuario desvincule el buzón desde el portal, revoque el acceso desde su cuenta de Google o elimine la cuenta.
Registro de actividad (inicios de sesión, acciones sobre bases de conocimiento y agentes; sin el contenido de las preguntas): 90 días.
Datos contables: 6 años (art. 30 Código de Comercio).
6. Derechos del usuario
Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad enviando un correo a softmacros@softmacros.com. También puedes reclamar ante la AEPD.
7. Uso de Gmail API
El uso y la transferencia de información recibida de las APIs de Google respeta la Google API Services User Data Policy, incluidos los requisitos de uso limitado (Limited Use). Los datos de Gmail no se utilizan para entrenar modelos de IA generales ni se transfieren a terceros salvo los necesarios para la prestación del Servicio.
Los permisos de Gmail (gmail.readonly y gmail.send) se solicitan únicamente al vincular un buzón al Chatbot de Correo, no al iniciar sesión. Puedes desvincular un buzón en cualquier momento desde el portal (se eliminan las credenciales, la configuración y el historial de conversaciones) y retirar el permiso concedido desde la página de conexiones a aplicaciones de terceros de tu cuenta de Google.
Si otra persona reclama un buzón que tenías vinculado, te enviaremos un correo de aviso transaccional a la dirección con la que inicias sesión.
8. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: cifrado TLS en tránsito, acceso restringido, auditoría de registros. Si detectamos una brecha que te afecte, te avisaremos según el art. 34 RGPD.
9. Cambios
Podemos actualizar este documento. Notificaremos los cambios sustanciales con antelación razonable.
This policy describes how SoftMacros processes personal data of users of the SoftMacros Chatbots portal (hereinafter, "the Service") in accordance with Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) and Spanish Organic Law 3/2018 (LOPDGDD).
Identification data: name, email and profile picture obtained via Google OAuth.
Account data: API key, preferred language, registration date.
Gmail access credentials: only if you link a mailbox to the Mail Chatbot, OAuth2 tokens (access_token and refresh_token) to read and send mail of that mailbox via the Google API. Signing in with Google does not give access to your mail. Credentials are stored encrypted; several mailboxes can be linked.
Email content: messages processed to generate automatic replies and knowledge base queries.
Usage data: tokens consumed, history of agents and RAGs, technical logs (IP, user agent).
Payment data: payments are processed by Stripe; we only store transaction identifiers (never card numbers).
3. Purposes and legal basis
Purpose
Legal basis
Account creation and management
Contract performance (art. 6.1.b GDPR)
Email processing and AI agent execution
Contract performance
Payment and billing management
Legal obligation and contract
Security and fraud prevention
Legitimate interest (art. 6.1.f)
Marketing communications
Explicit consent (revocable)
4. Recipients (data processors)
Google LLC — OAuth authentication and Gmail API.
Stripe Payments Europe Ltd. — payment processing.
OpenAI — AI response generation (queries and relevant fragments are sent to their models).
Hosting provider (EU-based server).
We do not share data with third parties for purposes other than providing the Service. Some processors may transfer data outside the EEA using EU Commission–approved Standard Contractual Clauses.
5. Retention period
Account data: while active and up to 6 months after deletion.
Gmail credentials: until the user unlinks the mailbox from the portal, revokes access from their Google account, or deletes the account.
Activity log (logins, actions on knowledge bases and agents; question contents are not recorded): 90 days.
Accounting data: 6 years (art. 30 Spanish Commercial Code).
The use and transfer of information received from Google APIs to the Service adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Gmail data is not used to train general AI models and is not transferred to third parties other than those strictly required to provide the Service.
The Gmail permissions (gmail.readonly and gmail.send) are requested only when you link a mailbox to the Mail Chatbot, never at sign-in. You can unlink a mailbox at any time from the portal (its credentials, configuration and conversation history are deleted) and withdraw the granted permission from the third-party connections page of your Google account.
If someone else claims a mailbox you had linked, we will send you a transactional notice email at the address you sign in with.
8. Security
We apply reasonable technical and organisational measures: TLS encryption in transit, restricted access, log auditing. If we detect a breach affecting you, we will notify you under art. 34 GDPR.
9. Changes to this policy
We may update this document. Substantial changes will be notified with reasonable advance notice.